Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
Какие ошибки допускают при отправке
Главная ошибка работодателя — нарушение сроков отправления. Уведомление необходимо направить работнику в день его увольнения. Саму трудовую книжку — в течение трех дней с даты получения от него согласия.
Нередко работодатели направляют трудовую книжку самостоятельно, не получив согласия работника. Это также считается нарушением. Поэтому сначала стоит направлять уведомления. При отсутствии ответа или при отказе работника работодателю необходимо сдать документ в архив.
Значительная часть ошибок связана с формальными нарушениями. Работодатели неправильно оформляют те или иные документы — начиная от приказа об увольнении и заканчивая уведомлением о направлении трудовой книжки по почте. Желание сэкономить тоже может привести к противоречиям. Работодатель, направивший уведомление обычным письмом, не сможет доказать, что сделал это. Поэтому необходимо выбирать заказные отправления с описью вложения.
Передача уволенному сотруднику трудовой книжки – обязанность работодателя, которую он не вправе игнорировать. Но бывают ситуации, когда сотрудник не хочет являться в офис или не может сделать это по независящим от него причинам. В таких ситуациях трудовая книжка направляется по почте. Однако, перед ее отправкой необходимо получить согласие от бывшего сотрудника. При отсутствии согласия документ отправляется на хранение в архив.
Порядок действий при потере трудовой
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Когда наступает ответственность
Наступает ответственность за утрату трудовой книжки сразу по вынесении решения контрольно-надзорным органом или судом. По заявлению работника ГИТ проводит специальную проверку с целью выявления факта утери и выдает предписание на восстановление документа. От работника потребуется обоснование направляемого запроса в уполномоченные органы для предоставления сведений об имеющемся стаже.
По общим правилам ответственность для нанимателя при утере наступает в ряде случаев:
- работодатель выдал дубликат с нарушением сроков;
- работодатель не исполнил распоряжение инспекции;
- работодатель внес заведомо ложные сведения в дубликат.
Процедура восстановления
Можно сделать либо копию, либо дубликат.
Процедура восстановления может состоять из нескольких вариантов. Например, при помощи запросов в архивы всех работодателей либо же через ПФР.
Однако стоит помнить, что ПФР только может предоставить сведения о том, в какие периоды и от каких компаний были произведены пенсионные отчисления в фонд.
Восстановить трудовую, а тем более выдать дубликат ПФР не вправе. Услуга предоставляется бесплатно, при наличии соответствующего заявления от работника.
После того как все документы будут собраны, работнику необходимо предоставить сведения настоящему руководителю и он на основании справок и иных документов внесет запись об общем трудовом стаже в книгу, а затем сделает запись о приеме на работу сотрудника.
Стоит помнить, что по пунктам вносить записи за каждую компанию или организацию, в которой трудился сотрудник, начальник не имеет права.
Если вы сами потеряли свою трудовую книжку
Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.
Вторым моментом для обращения послужит следующее: если вы проработали, от 1 года и более, и все записи были отражены в вашей утерянной трудовой книжке, то вам необходимо составить заявление на имя руководителя компании, о подтверждении и выдачи дубликата. Такое заявление лучше сделать в двух экземплярах, одно из которых заверить у секретаря с указанием даты получения. Для своей подстраховки такое заявление можно отправить и в виде заказного письма.
Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.
Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.
В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.
Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.
Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.
Как сделать дубликат трудовой книжки:
- Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
- Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.
Необходимые документы для восстановления дубликата:
- Заявление.
- Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
- Трудовой договор или контракт.
- Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
- Сведения из Пенсионного фонда.
- Форма 2-НДФЛ.
- Подтверждение изменений в названии фирмы.
- Оригинал паспорта.
Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.
Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.
Возможно несколько вариантов развития событий:
- Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
- Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
- Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.
Материальная ответственность работодателя за утерю трудовой книжки
За потерю или намеренное удержание трудовой книжки всех виновников вы можете привлечь к ответственности, с выплатой административного штрафа от 1 до 5 тысяч рублей. Эти штрафные суммы распространяются на ИП, а если вашим работодателем является юридическое лицо, то сумма штрафов, в этом случае составит от тридцати до пятидесяти тысяч рублей, или приостановление деятельности предприятия сроком до трех месяцев.
В исковом заявлении можете потребовать взыскать, с работодателя средний заработок в вашу пользу, за каждый просроченный день задержки по предоставлению необходимых документов. Подробнее об этом можно прочитать в Трудовом кодексе РФ статья 234, глава 38.
Помимо этого, вы вправе затребовать возмещение морального ущерба и всех затрат по сбору документов, для этого сохраняйте все чеки.
Восстановление утерянной по вине нанимателя трудовой книжки не приносит никаких проблем, хоть и требует некоторого времени. Однако на практике известны случаи, когда работодатель намеренно игнорировал факт своей халатности и не спешил оформлять своему подчиненному дубликат документа.
Если на работе потеряли трудовую книжку, и руководство предприятия после увольнения работника отказывается своевременно выдавать ему дубликат, последний обязан обратиться с исковым заявлением в суд и потребовать оформления дубликата и возмещение морального и материального ущерба. Суд классифицирует такие неправомерные действия работодателя как намеренное удержание трудовой книжки и привлечет его к ответственности, установленной законодательством России.
За удержание трудовых книжек наниматель может быть привлечен к административным, материальным, уголовным и дисциплинарным наказаниям. Размер материальной и моральной компенсации устанавливается судом. Кроме этого, он понесет ответственность за допущенную халатность при хранении и учете трудовых книжек своих подчиненных.
При работе с трудовыми книжками необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ, а с 1 сентября 2021 года — и новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек[1].
Если работник потерял трудовую книжку в период, когда не работал, и при трудоустройстве в заявлении сообщил об этом новому работодателю, работодатель оформляет новую трудовую книжку (не дубликат).
Дубликат трудовой книжки по заявлению лица, ее утратившего (пример), может оформить только работодатель по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку.
В срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка) работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки с внесенными в него записями в т. ч.
об общем стаже, сведениях о награждениях и поощрениях[2].
Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?
Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку? Порядок действий сторон трудовых отношений в таких случаях регламентируется положениями нескольких федеральных нормативных актов. О том, кто и какие действия обязан предпринять, пойдет речь в статье.
Что делать, если работодателем утеряна трудовая книжка? В этом случае, как ни странно, основные действия нужно будет производить работнику. А именно (п. 27 Правил ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н):
- обратиться к работодателю с заявлением об утере трудкнижки;
- дождаться, пока работодатель в течение 15 дней после получения заявления оформит дубликат.
О том, как оформить дубликат, говорится в этой публикации.
В дубликате отражаются сведения:
- о стаже сотрудника — до момента заключения договора с текущим работодателем;
- текущей трудовой функции работника, его награждениях.
Данные о стаже оформляются на основе документов, которые могут быть запрошены:
- у предыдущего работодателя;
- в Госархиве;
- в Пенсионном фонде;
- у иных лиц, способных предоставить такие сведения (при необходимости — в судебном порядке).
При массовой утере трудовых книжек основные действия выполняет уже работодатель — в порядке, определенном п. 31 Правил. В этом случае учреждается специальная комиссия, которая оформляет дубликаты.
Однако, несмотря на то что при утере трудкнижки в единичном экземпляре значительный объем обязанностей, связанных с оформлением дубликатов, возложен на работника, виновный работодатель не должен оставаться в стороне. В любом случае он обязан содействовать сотруднику в сборе документов для восстановления записей о стаже.
Не считая указанной выше обязанности, для работодателя законом установлены строгие санкции за утерю трудовой книжки.
Ответственность работодателя в связи с потерей книжки
В случае утери книжки, работодатель несёт материальную ответственность.
При первичной утере, согласно пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ, предусмотрены следующие штрафы:
| статус | размер штрафа |
| юрлица | от 30 тыс. до 50 тыс. рублей |
| ИП | от 1 тыс. до 5 тыс. рублей |
Если документ теряется не первый раз, материальная ответственность ужесточается:
| статус | ответственность |
| юридические лица | от 50 тыс. до 70 тыс. рублей |
| Индивидуальные предприниматели | от 10 тыс. до 20 тыс. рублей |
| директор организации | от 1 тыс. до 5 тыс. рублей |
У работодателя такого права нет и быть не может. Он не только не имеет права задержать документ, он обязан проявить активность и инициативу, если работник халатно отнёсся к получению собственной книжки.
В последний рабочий день увольняющегося лица, уполномоченный сотрудник, обязан созвониться с ним или связаться иным образом и напомнить о необходимости забрать ТК.
Если работник не присутствует на рабочем месте в последний день, работодатель обязан письменно, заказным письмом уведомить его о необходимости забрать свою книжку.
Документы об отправленном уведомлении должны храниться в личном деле бывшего сотрудника. ТК должна быть возвращена даже при условии, что работник находится за пределами населённого пункта и не может лично получить свою книжку.
В этом случае можно воспользоваться следующими вариантами:
- С письменного согласия уволенного работника она пересылается Почтой России.
- Передать её через посредника на основании доверенности, удостоверенной нотариусом.
Ни в коем случае нельзя:
- Удерживать ТК, если работодателем возложена на работника материальная ответственность.
- Заставлять его подписывать обходной лист или иным образом затягивать выдачу ТК.
- Заставлять специалиста выполнить (завершить) необходимую работодателю работу.
- Шантажировать его и угрожать ему, например, увольнением «по статье» в случае отказа выполнить условие работодателя.
Зная о грозящей за невыдачу трудовой ответственности, работодатель, не желающий отпускать нужного ему работника, обычно поступает другим способом – не принимает его заявление об увольнении.
Наиболее распространены следующие случаи, когда работодатель избегает выдачи трудовой или прямо отказывается её выдать:
- Не желает отпускать работника, так как он ему необходим для производственного процесса.
- Демонстрирует своё могущество среди членов трудового коллектива, осознавая степень допущенного нарушения.
- Он некомпетентен в вопросах трудового права и слабо осведомлён о своей ответственности.
- Трудовая работника утеряна или подверглась порче, а уполномоченное лицо пытается избежать ответственности.
Зная мотивы задерживания трудовой, вы сможете наиболее адекватно сориентироваться в происходящем процессе. Если они вам не ясны, нужно охватить их единым алгоритмом действий.
Действуйте уверенно, защита прав работника в трудовых спорах может рассматриваться в различных инстанциях, куда обращаться, если не отдают трудовую книжку при увольнении:
- Комиссией по трудовым спорам (КТС) на предприятии, с которого вы увольняетесь.
- Трудовой инспекцией вашей области.
- Районным судом по месту нахождения организации.
- Прокуратурой.