Кадровые документы для микропредприятия

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы для микропредприятия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Особенности кадрового документооборота у микропредприятий

2. Что делать в первую очередь

3. Функции журнала регистрации

4. Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2021

5. Какие документы включают в дело

6. Формирование личных дел сотрудников в 2022 году

7. Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

8. Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

9. Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве

10. Изменения в трудовом законодательстве в 2022 году

11. Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020

12. Кадровые документы, которые должны быть в организации

13. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

14. Какие журналы и инструкции должны быть на производстве 2021

15. Журналы, связанные с безопасностью

Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.

Особенности кадрового документооборота у микропредприятий

При этом за Федеральный закон от 3 июля 2016 года разрешает микропредприятиям упрощённое ведение кадровых документов.

В частности, микропредприятия с работниками могут полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, которые содержат нормы трудового права. К таким локальным нормативным актам относятся следующие документы:

правила внутреннего трудового распорядка;
положение о премировании;
положение об оплате труда;
график смен и другие ЛНА.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2021

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

Какие документы включают в дело

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:

формируемые в момент устройства человека на работу;
возникающие в процессе работы в фирме;
документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
трудовой договор (оригинал работодателя);
приказ о приеме на работу.

Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
объяснительные записки;
служебные записки;
различные акты и уведомления.

Формирование личных дел сотрудников в 2022 году

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

своевременный учет всей документации о сотруднике;
отслеживание карьерной динамики;
учет данных о возможных полагающихся льготах;
оценка перспектив профессионального роста;
сохранность и упорядоченность личной документации;
оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

руководящее звено;
заместители руководителей разных уровней;
ключевые специалисты;
сотрудники, несущие материальную ответственность;
кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
срок хранения дела.

Документы личного дела отражают трудовые отношения работника и работодателя. Эти документы выполняют функцию доказательства в спорных случаях, подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные (в т.ч. пенсионные) права работника.

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
у которых изменились обстоятельства получения вычета;
устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

«>

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников, поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

Изменения в трудовом законодательстве в 2022 году

Рассматривается законопроект № 1256989-7, согласно которому планируется, что с 1 сентября 2022 года управлять легковыми такси и общественным транспортом смогут только те лица, у которых нет судимости за некоторые виды преступлений.

Соответствующие корректировки будут внесены в гл. 51 ТК РФ.

Сотрудники обязаны до 1 марта 2023 года подать работодателю справку об отсутствии (наличии) судимости и (или) факта уголовного преследования. При невыполнении данного требования работодатель обязан отстранить работника от выполнения трудовых обязанностей.

О таких требованиях должны знать компании и ИП, осуществляющие коммерческие перевозки или перевозки для своих целей автобусами и грузовиками.

До 1 января 2027 года к таким работникам будет предъявляться больше требований, которые закреплены в Приказах Минтранса от 31.07.2020 г. и от 29.07.2020 г. № 264.

К примеру, водители легковых автомобилей должны понимать, как оказывать помощь при посадке и высадке пассажиров, в т.ч. при использовании специальных устройств для инвалидов.

На основании требований регламентируются новые правила профотбора и обучения работников, чья трудовая деятельность основана на эксплуатации автомобилей.

В соответствии с Постановлением Правительства от 14.09.2021 г. № 1552 с 25 сентября 2021 года действует обновленный порядок исчисления среднего заработка.

Установлено, что средний заработок рассчитывается делением доходов человека, на которые начислены страхвзносы на ОПС за расчетный период, на число месяцев в этом же периоде.

При этом учитываются такие виды выплат для исчисления:

зарплата, начисленная по ставкам и тарифам, по сдельным расценкам и т.п.;
зарплата в натуральной форме;
разница в должностных окладах сотрудников, которые перешли на нижеоплачиваемую работу с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы;
надбавки и доплаты;
премии и вознаграждения.

Если у работодателя среднесписочная численность сотрудников от 25 чел. и больше, а также если юрлицо имеет в уставном капитале долю участия РФ, субъектов РФ или муниципального образования, то с 1 января 2022 года для них регламентировано требование — размещать данные о вакансиях на портале «Работа в России».

Эта информация будет содержать сведения о потребностях в сотрудниках, об условиях их привлечения к работе и наличии свободных мест.

На данный момент Минтруд подготовил проект приказа, предусматривающего формы, по которым нужно будет направлять информацию о потребностях в кадрах.

Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:

Факт составления бумаги.
Передача документа в исполнение.

Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020

Кадровые документы, которые должны быть в организации

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

трудовая книжка;
распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец».

Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале «Унифицированная форма № Т-5 — скачать бланк и образец».

распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

прочие нормативные документы:
по охране труда;
о защите персональных данных;
коллективный договор;
по внутреннему распорядку;
об оплате труда и премировании;
о коммерческой тайне;
журналы учета:
трудовых книжек;
контрактов;
больничных листов.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Основные требования к оформлению записей, ведущихся соответствующим образом, необходимы для того, чтобы исключить подделку документа посредством выставления неправильного числа создания документа, либо избавления от документа, который изготовлен ранее.

Именно поэтому, журнал должен быть составлен и изготовлен следующим образом:

журнал учета должен быть прошитым;
должна быть соблюдена полная нумерация листов, начиная с первого и заканчивая последним;
в конце него должна быть фраза, в которой говорится о том, что он прошит и пронумерован определенным количеством листов (в зависимости от документа), а также инициалы и личная подпись директора;
под подписью директора должна располагаться печать самой организации.

Что касается обложки, то большой роли не имеет, будет ли она твердой или мягкой. Конечно, оптимальным вариантом является все-таки твердая обложка, в плане сохранности самого документа, ведь он хранится на протяжении 75 лет, т.е. точно такого же срока, что и сами документы, которые были учтены.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

№ 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи: ● организация труда работников; ● заключение трудового договора и прием на работу; ● перевод на другую работу; ● предоставление работникам отпусков; ● поощрение работников; ● наложение на работников дисциплинарных взысканий; ● аттестация работников; ● ведение штатного расписания; ● учет использования рабочего времени; ● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни; ● оформление служебных командировок; ● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Какие журналы и инструкции должны быть на производстве 2021

цикл существования документа (оформление или получение, обработка, хранение, уничтожение) — в графике должны найти отражение все этапы «жизни» документа;
форма графика документооборота — традиционно он составляется в виде таблицы, что позволяет в краткой форме наглядно отразить большой объем информации;
виды документов, участвующие в документообороте, — здесь требуется комплексный подход, поскольку своевременность отражения информации в учете зависит не только от бухгалтерской и налоговой первички, но и от своевременного получения бухгалтерией иных сопутствующих документов (например, для своевременного признания доходов и расходов при списании долгов требуются выписки из ЕГРЮЛ, судебные решения и др.);
лица, ответственные за каждый этап жизненного цикла документа и сроки, в течение которых документ может задержаться на обработке у ответственного лица на каждом из этих этапов.

Чипирование товара производится с целью идентифицировать каждую его единицу и проследить ее движение – от производителя (импортера, продавца) до конечного потребителя. Такие меры вводятся, чтобы защитить российский рынок от контрафактной, нелегальной продукции. Правительство считает, что закон об обязательной маркировке товаров (а точнее, целый комплекс нормативных актов) позволит создать систему мониторинга за оборотом различной продукции. С ее помощью не только будет выявляться контрафакт – она сможет следить за качеством товаров, анализировать покупательский спрос на конкретную продукцию.

Код маркировки генерируется уполномоченным оператором государственной системы мониторинга за оборотом товаров. Сейчас, согласно Распоряжению Правительства № 620-р от 03.04.2021, таким оператором является Центр развития перспективных технологий, сокращенно — ЦРПТ.

/ /

Программа проведения инструктажей и обучения работников.
Карточки выдачи и учета СИЗ на каждого работника.
Приказы о назначении ответственных лиц.
Положение о системе управления ОТ.
Журнал вводного инструктажа.
Инструкции по ОТ.
Протоколы или удостоверения.
Материалы по проведению СОУТ (приказ о создании комиссии и утверждении графика; перечень рабочих мест, подлежащих СОУТ; сведения об организации, проводящей СОУТ; карты СОУТ, сводная ведомость, перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась СОУТ; заключение эксперта организации, которая проводит оценку).
Перечень профессий и работ, для которых необходимо пройти медицинский осмотр.
Журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности.
Должностная инструкция ответственного по охране.
Журналы инструктажей на рабочем месте.
Перечень рабочих мест с вредными или опасными условиями работы.
Перечень выдаваемых бесплатно СИЗ.

правила внутреннего трудового распорядка;
трудовые договоры с работниками;
положение о службе ОТ;
свидетельство о постановке на налоговый учет;
журналы учета выдачи СИЗ.
должностные обязанности руководителя по ОТ;
коллективный договор;
свидетельство о государственной регистрации;
свидетельство о государственной регистрации права на здание, землю;
карты аттестации рабочих мест;
приказ о назначении ответственного по ОТ;
карточки выдачи СИЗ работникам;
устав;
журналы инструктажей по ОТ;
инструкции по ОТ;

Графики сменности. Если в организации сотрудники трудятся посменно, обязательно составление и хранение таких документов.
Коллективный договор. Если одна из сторон трудовых отношений выступила с инициативой проведения коллективных переговоров, и по их результатам принят коллективный договор, то он должен храниться в ООО.
Журналы проведения первичных и периодических медицинских осмотров.Эти документы должны быть в организации, если в силу закона сотрудники должны проходить такие осмотры, например, на работах, связанных с вредными условиями труда, перевозками, и т.д.
Должностные инструкции.Необходимы в случае, если требуется прописать должностные обязанности сотрудников. Как правило, составляются с целью не загромождать трудовые договоры информацией, либо, когда применяются профстандарты.

Обязательные кадровые документы для ООО в 2021 году должны присутствовать в любой организации, в силу требований трудового законодательства.

Специалистам по охране труда в медицинских организациях стоит посочувствовать, если в остальных правилах по охране труда изменения были, но незначительные, то у медиков они новые и требований там очень много.

К примеру, по психиатрическим отделениям прописаны детали от и до, как вести себя с пациентам, что говорить, как одеваться, поворачиваться к ним спиной или нет. И так по все отделениям, производственным процессам и по эксплуатации медицинского оборудования.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.