Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отказать клиенту или покупателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы серьезно настроены на то, чтобы поддержать лояльность клиентов к вашей компании или лично к вам в длительной временной перспективе, вы должны постараться помочь им, даже если прямо сейчас это не принесет вам очевидной выгоды. Да, вы не доставляете роллы, но можете с ходу назвать компанию, которая это делает, даже если это ваш конкурент.
Дайте клиенту почувствовать, что его услышали
Очень часто людям важно понимать, что их проблему услышали и поняли. Простые уловки, такие как обращение к клиенту по имени или фразы типа «Я понимаю, о чем вы говорите» продолжают работать.
Поблагодарите людей за то, что они дали вам знать, что им нужно.
Кстати: отвечайте быстро, но не слишком быстро, чтобы не вызвать у клиента неприятного подозрения, что вы делаете это автоматически, даже не вникая в его проблему.
Возможно, это ваш самый преданный и лояльный клиент, с которым вы сотрудничаете на протяжении многих лет. Он всегда в приоритете для вас, но иногда ожидает слишком многого с вашей стороны. Такое происходит, когда клиенты осознают, что их успех зависит от продуктов и сервисов вашей компании.
Для вас это означает, что вы смогли полностью удовлетворить потребности покупателей и завоевать их доверие. Даже если клиент будет разочарован вашим отказом, вы сможете урегулировать ситуацию, подробно объяснив, что можно сделать, а что нельзя, пытаясь решить задачи клиента. Желательно подкрепить свои объяснения письменным подтверждением или ссылкой на страницу часто задаваемых вопросов, чтобы прояснить до конца политику компании и развеять все сомнения у лояльных потребителей.
Почему важно знать, как отказать клиенту?
Основное внимание в этой статье я хочу уделить всё-таки не стратегическому развитию и селф-позиционированию начинающих компаний, а именно принятию тактических решений при внимательной оценке своих возможностей. И непосредственно — при отказе клиентам в исполнении их желаний, если таковые значат для Вас производство непрофильных продуктов.
И как раз в этом смысле — компании, к которым обращаются за их услугами потенциальные клиенты, как к тем, чей опыт — в глазах клиентов — достаточен для того, чтобы выполнить определённые желания (равно задачи) — вновь напоминают родителей или старших братьев, к кому младший идёт за советом или помощью: не всегда этот совет будет положительным или помощь будет оказана.
Как вести себя при любом отказе
Иногда аргументированный отказ оставляет положительное впечатление об исполнителе, заказчик начинает уважать специалиста больше. Поэтому старайтесь придерживаться правил общения даже при отрицательном ответе.
- Не допускайте конфликтов. Разговаривайте спокойно и вежливо, даже если внутри все кипит. Лучше уйти по-хорошему и сохранить о себе нормальное впечатление.
- При отказе приводите аргументы. Сказать «нет» недостаточно. Необходимо это как-то объяснить, чтобы клиент не считал вас грубияном. Вы можете говорить не всю правду в чистом виде. Но будьте максимально искренними.
- Не торопитесь с ответом. Прежде чем отказать, выдержите небольшую паузу. У вас будет время все обдумать и решить, действительно ли стоит говорить «нет». Еще вы покажете заказчику, что вникнули в его ситуацию и ваш отказ обоснован.
- Не извиняйтесь слишком много. Приносите извинения, если это действительно уместно. Начинайте предложения с фраз: «Мне жаль, но…» или «Боюсь, что…», но только когда это необходимо.
- Будьте краткими. Избегайте длинных объяснений, почему вы не можете что-то сделать. Клиентам хватит краткого и емкого ответа.
- «Зеркальте» собеседника. Просто отражайте то, о чем и как вас попросили. Но все равно завершайте фразу отказом. Говорите в дружеской манере:
Вы: «У меня полностью расписан весь месяц, поэтому я не смогу вам помочь».
Заказчик: «Но мне посоветовали именно вас, и я хотел работать с вами».
Вы: «Мне очень приятно, что вы хотите работать со мной, но все мое рабочее время уже занято».
Следите за своим тоном
Всегда разговаривайте с клиентами в спокойном тоне, бесспорно, поддерживать дружественную и непринужденную обстановку легче, когда вы говорите о преимуществах продукта. А вот излучать уверенность и оптимизм во время напряженного для обеих сторон разговора практически невозможно. Тем не менее профессионалы знают, что, о чем бы ни шла речь, нужно придерживаться единого стиля ведения переговоров.
Когда люди, которые еще недавно легко и оптимистично общались с клиентом, холодно и официально сообщают ему об отказе, неудивительно, что отношение собеседника резко меняется. Избежать этого можно, если сохранять непринужденность и доброжелательность. В противном случае рассерженный отказом клиент решит, что между вами не установилось взаимопонимания и вы просто хотите от него быстрее отделаться.
Оставайтесь собой, даже когда вынуждены говорить «нет». Сохраняйте искренность и открытость в разговоре. Если вам это не удается, представьте, что отказываете своему другу, который вас поймет. Наверняка вы бы не стали отдалятся от близкого человека только потому, что вам нужно сообщить ему нечто неприятное.
Какими фразами отказывать клиентам?
Как вежливо и корректно отказать клиенту в обслуживании, не ухудшив репутацию компании?
Можно подсказать, какая другая компания сможет ему помочь, если услуга, которая ему нужна, вами не оказывается. Отказывая в скидке, стоит ознакомить клиента с другими вашими скидочными предложениями и возможностями снижения цен при покупке определенного пакета товаров.
Вежливо отказать в услуге клиенту можно такими фразами:
- К сожалению, мы пока что не выполняем этот вид работ, но обдумаем в перспективе;
- Вместо данного заказа можем выполнить такой-то (схожий);
- К сожалению, наши возможности ограничивает отсутствие таких товаров у изготовителя;
- Мне кажется, у нас с вами не совпадает видение данного проекта;
- Мы с удовольствием вам поможем в сфере нашей компетенции;
- Мы будем рады сотрудничать с вами при взаимном соблюдении наших правил.
Предложите альтернативы
Если вы серьезно настроены на то, чтобы поддержать лояльность клиентов к вашей компании или лично к вам в длительной временной перспективе, вы должны постараться помочь им, даже если прямо сейчас это не принесет вам очевидной выгоды. Да, вы не доставляете роллы, но можете с ходу назвать компанию, которая это делает, даже если это ваш конкурент.
Следующая наиболее важная для клиента вещь (после получения того, что он хотел получить) — это чувство того, что к его запросу отнеслись достаточно внимательно и серьезно.
Если вы грамотно и почти честно комбинируете разные приемы вежливого отказа, то ваше «нет» будет воспринимается клиентом почти как «да». Это позволит вам не просто избежать неловкости, но и укрепит двусторонние отношения между клиентом и компанией и, что не менее важно, между вами и клиентом.
Не всегда причина твердого отказа может затрагивать лишь техническую сторону вопроса. Нередки ситуации, когда в принципе договориться о скидке можно, но при этом вы испортите себе репутацию, будете действовать вразрез с законом или серьезно потеряете в деньгах.
Вот в каких случаях следует категорически отказать клиенту в скидке:
-
Заказчик пытается слишком сильно сбросить цену. Да, люди в последнее время избалованы всевозможными акциями и «халявами», поэтому торгуются всюду, не особо задумываясь, уместно ли это. А между тем ни в коем случае нельзя забывать о рентабельности, ведь бизнес должен приносить прибыль. Если, пойдя на уступки, вы окажетесь в убытке — никаких скидок.
-
Человек хочет бесплатно получить дополнительный сервис. То есть он покупает шкаф, например, и требует бесплатную доставку на этаж, сборку и еще чтобы ему сделали перестановку и вымыли окна во всей квартире.
-
Покупатель торопит со сроками. Вы технически можете доставить ему заказ лишь после выходных, а он ждет гостей и хочет получить свою покупку не позднее субботы. Тут ничего нельзя сделать, клиент явно не ваш.
-
Заказчик хочет получить бесплатно целую гору «вкусняшек», а именно сопутствующих товаров, подарков в виде трех единиц продукции вместо двух и т. д. Покупая кровать, выпрашивает к ней в подарок покрывало, а к телевизору хочет бесплатный журнальный столик… и ковер… и шторы. Тут говорите твердое «нет».
Как правильно отказывать
Есть люди, которые вообще не умеют говорить «нет», которые не могут никому ни в чем отказать и волочат за собой не только груз своих обязанностей, но и «просьбы» знакомых, родственников и коллег, исполняя чужие желания в ущерб себе. Такая безотказность обычно сильно усложняет им жизнь. Однако, они боятся разрушить свой образ безотказного и надежного человека, а кроме того, получают с этого определенные дивиденды: им доверяет руководитель, любят коллеги, они чувствуют себя нужными и незаменимыми…
Но не стоит забывать, что хорошее отношение со временем превращается в паразитизм. Чтобы трезво оценить ситуацию, надо самому себе ответить на несколько вопросов:
1. Кому это надо?
Если от вашего положительного решения зависит работа всей компании, просьбу стоит выполнить, даже если это не входит в ваши обязанности. Кроме того, руководство фирмы обычно не забывает тех, кто проявил трудовой героизм.
2. А могу ли я вообще отказать просящему?
3. Что я получу, выполнив просьбу, или что потеряю, не выполнив ее?
Человек, который готов помочь другому, получает в ответ благодарность, хорошее отношение и возможность тоже о чем-то попросить. Отказ в помощи, конечно, отношения может испортить. Но если, по большому счету, все вышеперечисленное вам не нужно – стоит ли соглашаться?
4. Что я потеряю, исполнив просьбу?
Если это будет в ущерб своей собственной работе, а также здоровью, личным средствам, своей семье – стоит найти вежливый способ отказаться.
Главным шагом на пути к умению говорить «нет» является осознание того, что вами нередко просто манипулируют. То есть человек сознательно или интуитивно играет на ваших слабых местах, вынуждая делать что-то в своих, а не ваших, интересах.
Безусловно, ситуации бывают разные и я вовсе не призываю на любую просьбу ответить «нет». Но, порой, бывают ситуации, когда не сказать «нет» просто невозможно.
Ваш постоянный клиент просит огромную скидку, которую вы не может ему дать, иначе вашей компании придется работать в ущерб себе.
Вы сегодня наметили семейный ужин, а ваш босс срочно вызывает вас в офис. При этом вы прекрасно понимаете, что дело может подождать до утра.
- Ваш друг сделал вам предложение, а вы не готовы его принять.
- Ваш коллега просит деньги взаймы, а вы уже распланировали весь бюджет.
- Сослуживец хочет «попросить вас об услуге», а у вас и у самих забот полон рот, куда уж вам чужие проблемы.
Довольно часто претензии клиентов эмоциональны, но не слишком содержательны:
«Ваше обновление — отстой, что за фигня. Верните все как было!», «А где тот менеджер, вроде бы его звали Василий, с которым я разговаривала в среду? Я хочу работать только с ним, а вас я вообще не знаю и знать не хочу! Что значит уволился? Как же мне быть?».
Когда клиенты ведут себя подобным образом, они, по крайней мере, дают вам возможность задать уточняющий вопрос, например такой:
«Мне очень жаль это слышать. Не могли бы вы уточнить, что именно вам нравилось в прошлой версии, чего вы не смогли найти после обновления? Почему вам нравилось работать именно с Василием? Если вы объясните, я постараюсь это учесть, и, может быть, вам станет удобнее работать с нашей компанией».
Конечно, вы не замените новую версию продукта на старую, равно как и не уговорите уволившегося Василия вернуться обратно, вы даже не будете пытаться. В данном случае это и неважно.
Вы дадите клиенту повод почувствовать, что его мнение для вас на самом деле важно и оно заботит вашу компанию.
Кстати, дополнительным бонусом может стать то, что объяснения клиентов действительно помогут вам решить их проблему.
Предложите альтернативы
Если вы серьезно настроены на то, чтобы поддержать лояльность клиентов к вашей компании или лично к вам в длительной временной перспективе, вы должны постараться помочь им, даже если прямо сейчас это не принесет вам очевидной выгоды. Да, вы не доставляете роллы, но можете с ходу назвать компанию, которая это делает, даже если это ваш конкурент.
Следующая наиболее важная для клиента вещь (после получения того, что он хотел получить) — это чувство того, что к его запросу отнеслись достаточно внимательно и серьезно.
Если вы грамотно и почти честно комбинируете разные приемы вежливого отказа, то ваше «нет» будет воспринимается клиентом почти как «да». Это позволит вам не просто избежать неловкости, но и укрепит двусторонние отношения между клиентом и компанией и, что не менее важно, между вами и клиентом.
Многим мастерам сложно отказать клиенту, хотя сделать это нужно. Чем вредит работа по принуждению? Мы посоветовались с психологом и узнали, как отказать клиенту и жить счастливо .
Умение владеть разными формами отказа
Существует несколько простых способов, которые могут помочь, как отказать человеку культурно и при этом не обидеть его. Самый банальный, но при этом наиболее эффективный – сослаться на собственную занятость, особенно, если это соответствует действительности. В некоторых случаях знакомый или коллега может пойти дальше и попросить об услуге «на будущее», то есть когда у вас будет свободное время. Специалисты рекомендуют не давать моментального согласия, а предупредить: не исключено, что у вас после окончания первого дела появится второе, третье, и так далее.
Если просящий проявляет особенную настойчивость, можно поставить ему условие, к примеру: «Я помогаю тебе в этом, а ты делаешь за меня вот это, так как иначе я просто не смогу найти время, чтобы тебе помочь». Это называется «правильно убить двух зайцев одним выстрелом». Знакомый получает то, о чем просил; вы при этом ничего не теряете, и, главное, между вами сохраняются теплые отношения.
Как вежливо отказать человеку
Существует три основных техники отказа, которые будут подробно рассмотрены далее.
Отказать, не говоря нет
Иногда, чем проще и доступнее будет сформулирован ответ на просьбу, тем быстрее просителю станет понятна тщетность его требований. Простой отказ заключается в произнесении слова «нет». Однако многим бывает сложно отказать напрямую, или субординация не позволяет этого сделать. В этих случаях стоит применить технику мягкого отказа.
Мягкий отказ
Применение данного метода, позволяет несколько сгладить категоричность отказа. Чтобы вежливо отказывать людям, на первом этапе необходимо проявить внимательность и учтивость к просителю. Если его вопрос не совсем ясен, необходимо уточнить все делали. А вдруг все-таки существует возможность ему помочь? Если такой возможности нет, то необходимо мягко сказать, что это дело находиться в компетенции другого человека, а у вас нет времени, и вы не сможете помочь. Обязательно стоит подчеркнуть, что, отвечая отказом, вы очень сожалеете. Нужно подготовиться к тому, что проситель начнет давить на жалость или угрожать. В этой ситуации, ни в коем случае нельзя вступать в полемику, а лишь повторить отказ.
Смешанный отказ
Этот способ чем-то напоминает технику работы с возражениями клиентов при продаже. Используя такой метод можно дать отпор даже самому способному манипулятору. Единственное условие, это — полное спокойствие при разговоре и твердое намерение отстоять свою точку зрения. При диалоге с настойчивым просителем очень эффективно повторять его последние фразы – это один из методов, как отказать, не говоря нет. Все дело в том, что повторения дают манипулятору понять, что отказ не связан с тем, что человек не понял просьбы.
Когда будете отказывать, надо всегда помнить, что, принимая такое решение, вы всего лишь отстаиваете свое собственное мнение, и совершенно не нарушаете, чьих то прав.
Почему клиент просит скидку
Для того чтобы понять, как отказать клиенту в скидке, прежде всего необходимо разобраться, почему люди просят скидки. Всего можно выделить несколько типов таких людей:
- Привыкли к скидкам.
Такие покупатели постоянно просят у продавцов скидки. И зачастую получают их, потому как многие менеджеры просто боятся упустить клиента, не понимая, что отказать можно так, чтобы при этом не отпугнуть.
- Цена для них действительно высокая.
Имеют огромное желание приобрести продукт, но не имеют такой возможности. Знакомая для большинства ситуация, в итоге приходится ждать каких-либо акционных предложений или просить менеджера о скидке. И многим действительно легче попросить скинуть часть цены.
- Считают стоимость продукта неоправданно высокой.
Как вежливо отказать? Как сказать «нет»?
Надо признать, что умение говорить «нет», научиться отказывать так, чтобы не обидеть просящего и сохранить отношения, приходит не сразу. Этот навык, как и любой другой, вырабатывается опытом. Главными особенностями отказа, особенно когда речь идет о близких вам людям, должны быть мягкость, вежливость, сопереживание. Давайте рассмотрим примерный алгоритм, который подскажет вам, как вежливо отказать.
Шаг 1. Проявите обеспокоенность и сопереживание. Если к вам обратились с какой-то просьбой, которую вы не хотите выполнять, начните с того, что вы понимаете и осознаете, насколько это важно для просящего.
Например:
- О, как я тебя понимаю…
- Да, сам не раз бывал в подобной ситуации…
- Действительно, серьезная проблема…
Шаг 2. Скажите «нет». Вежливо, но твердо. Ваше «нет» должно звучать убедительно и бескомпромиссно, не нужно мямлить и растягивать свою мысль. Обоснуйте свой отказ тоже кратко и четко.
Например, неправильно:
- Ты знаешь, я конечно бы очень хотел тебе помочь, но тут такое дело…
- Ну я даже не знаю… С одной стороны, я понимаю, что тебе нужна моя помощь, но…
Правильно:
- К сожалению, не смогу тебя выручить. На этот день у меня уже есть свои планы.
- У меня нет возможности одолжить тебе деньги — я все вложил в бизнес.
Шаг 3. Предложите другой вариант решения проблемы. Сразу после того, как вы сказали «нет», переходите к предложению альтернатив, не давая собеседнику возможности возразить.
Например:
- А попробуй обратиться к Сергею — я слышал, что он в этот день как раз свободен.
- Я знаю хороший банк, где несложно взять небольшой кредит под вполне приемлемую ставку.
Шаг 4. Дайте собеседнику возможность ответить. Сделайте паузу и выслушайте своего собеседника. Если он согласится с вами — хорошо. Если продолжит настаивать — переходите к следующему шагу.
Шаг 5. Повторите и уточните свой отказ с учетом аргументов собеседника. Если собеседник проявляет настойчивость — проявите ее и вы. Продемонстрируйте, что вы не намерены менять свое решение, если необходимо — отклоните аргументы собеседника, но будьте при этом кратки и не ввязывайтесь в спор. После повторного отказа завершите разговор, не давайте повода для дальнейшей дискуссии.
Например:
- У меня действительно никак не получится. Ну все, я пойду, работа ждет.
Если же вы заметите, что собеседник не просто повторяет свою просьбу, а пытается оказать на вас давление или манипулирует вами, не постесняйтесь вежливо сообщить ему об этом:
Например:
- Не нужно только на меня давить;
- Мне кажется, ты пытаешься мной манипулировать — это плохая идея.
Думая о том, как вежливо отказать, старайтесь строить свою речь, употребляя как можно больше местоимения «я» и его словоформ: «мне», «мой», «мое» и т.д.
Например:
- Мне это не интересно;
- Я не смогу;
- Мне это не нужно;
- Мое время уже занято;
- Мой день уже распланирован;
- У меня нет такой возможности;
- И т.п.