Счета-фактуры для исполнения госконтрактов в ЕИС: как с ними работать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счета-фактуры для исполнения госконтрактов в ЕИС: как с ними работать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.

Порядок заполнения по строкам

Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Там нужно указать:

• Порядковый номер и дату составления — строка 1. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Храниться они должны в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных — не менее четырех лет с даты последней записи.

• Сведения о продавце — строки 2, 2а и 2б. Название, адрес, ИНН и КПП продающей стороны. Адрес указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений, которые допустимы в учредительных документах. Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.

• Сведения о грузоотправителе и грузополучателе — строки 3 и 4. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставится прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — в этой строке пишется «Он же».

• Сведения об оплате — строка 5. Заполняется при продаже в счет ранее полученной предоплаты. Там указывают номер и дату платежно-расчетного документа. Если предоплаты не было, ставится прочерк.

• Информация о документе об отгрузке — строка 5а. Там указываются номер и дата документа об отгрузке товаров, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.

• Сведения о покупателе — строки 6, 6а и 6б. Продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя по учредительным документам, адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, или место жительства предпринимателя, а также ИНН и КПП покупателя.

• Валюта и ее код — строка 7. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.

• Сведение о госзаказах — строка 8. Заполняется при работе с госзаказами. В противном случае ставится прочерк или строка оставляется пустой.

• Сведения о товаре. В табличной части нужно указать наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав. При вывозе товаров в страны ЕАЭС в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.

  В графах 2 и 2а указываются единицы измерения отгруженной продукции. Это код и определенное условное обозначение согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения. Но проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. Когда указывать нечего, например, при реализации услуг, ставятся прочерки. Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» заполняются только по иностранным товарам.

• Цена и стоимость товара. В графе 4 ставится цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк. В графе 5 указывается стоимость товаров, работ, услуг без учета налога.

• Ставка и сумма налога. В графе 7 отмечается размер налоговой ставки, в графе 8 — сумма налога в рублях и копейках, полная, без округления, в графе 9 — стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.

• РНПТ (регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости). Заполняется в графе 11 по импортным товарам из списка. Либо там указывается регистрационный номер таможенной декларации для прочих товаров.

  В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.

Пример корректировочного счета-фактуры на уменьшение

Корректировочный счет–фактура — документ, создаваемый в ситуациях, когда в договоре между сторонами произошли какие-либо перемены в части стоимости или количества поставляемых товаров, производимых услуг или выполняемых работ. Его форма достаточно понятна, но некоторые моменты нуждаются в разъяснениях.

В начале находится стандартная информация:

• номер корректировочного счета-фактуры (который может быть любым, так как поправки могут вноситься не один раз)
• день-месяц-год его заполнения,
• ссылка на первоначальную счет-фактуру (т.е. ту, которую он корректирует)
• реквизиты сторон.

Все данные должны быть аналогичны регистрационным бумагам компаний.

• В завершение в этой части нужно словами вписать валюту и ее цифровой код.

Когда счёт-фактура не нужен

Иногда вместо счёта-фактуры сделку подтверждают другими документами: счётом на оплату, накладными и др. Это возможно в случае, если:

• сделка не облагается НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие продаёт товары физлицам в розницу за наличные — для таких сделок достаточно бланка строгой отчётности или чека из кассы;
• обе стороны сделки применяют спецрежим — УСН, ЕСХН, ПСН;
• юридическое лицо отдаёт товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на неё получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идёт на экспорт).

Оформление счет-фактуры при отгрузке товаров

Образец заполнения счет-фактуры начинается с момента составления документа и его порядкового номера. Затем указывается наименование продавца, покупателя, их юридические адреса, КПП или ИНН. Причем адреса и наименование вписываются согласно тем, которые указаны в регистрационных документах, т. е. юридические. Наименование можно указывать и в сокращенной форме. Если продажа товаров осуществляется из обособленных подразделений (ОП) продавца в такие же подразделения покупателя, тогда в счете-фактуре указываются КПП этих ОП.

Далее указывают номер платежного документа, если был получен аванс наличными за будущую поставку, затем вписывают валюту платежа и ее цифровой код, пишут наименование товаров, как указано в накладной, договоре, акте. В соседних графах с наименованием указывается количество, единица измерения, цена за единицу без НДС, сумма НДС с копейками без округления, совокупная стоимость товаров с НДС и без учета НДС.

Образец заполнения счет-фактуры для импортных товаров имеет аналогичный вид, только в графах еще отображают цифровой код товаров, страну происхождения, номер таможенной декларации, с помощью которой товары ввозятся в РФ. В том случае, если импортный товар будет перепродаваться, можно вписать эти данные из документа поставщика.

Изменения в электронных счетов-фактур в зашифрованном виде

С 1 июля существенно ограничивается возможность выставления и получения электронных счетов-фактур в зашифрованном виде. Зашифрованные счета-фактуры смогут выставляться и приниматься только в следующих случаях:

• нормативными правовыми актами не установлен запрет на шифрование информации счетов-фактур в электронной форме;
• при выставлении счетов-фактур в электронной форме, не содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• оператору ЭДО не давалось поручения от покупателя/продавца относительно обязательной проверки электронного счета-фактуры, в том числе на соответствие утвержденному формату.

При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. Электронный счет-фактура считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного должностного лица продавца и направлен через оператора ЭДО через ТКС.

Электронный счет-фактура считается выставленным/полученным, если продавцу/покупателю поступило соответствующее подтверждение от оператора ЭДО, а датой их выставления/получения считается дата, указанная в таком подтверждении (п.п. 8–9 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н).

Пунктом 6 ст. 169 НК РФ определено: счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Вопрос о праве подписи на счете-фактуре уже поднимался на страницах нашего журнала (см. статью И.В. Семиной «Счет-фактура снова «под прицелом», N 4, 2010). Рассмотрим один интересный нюанс, не описанный в названной статье: правомерно ли использовать факсимиле в счете-фактуре вместо подписи ответственных лиц? Споры об этом ведутся давно. Налоговый кодекс ответа не дает, зато Минфин неоднократно указывал: заменять личную подпись на факсимильную нельзя (Письма от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 04.06.2008 N 03-07-11/214).

Может, что-то изменится в 2010 г.? Тем более что по данному вопросу есть свежее решение ВАС: факсимильная подпись не является копией подписи, это способ выполнения оригинальной личной подписи, и действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле (Определение от 19.02.2010 N ВАС-755/10). Но, несмотря на решение ВАС, чиновники в своем суждении остаются непреклонны и вновь выпускают Письмо о неправомерности составления счетов-фактур с использованием факсимильной подписи, признавая составленные таким образом счета-фактуры документами с нарушением установленного порядка, которые не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (Письмо от 01.06.2010 N 03-07-09/33).

С 1 января УПД и счета‑фактуры можно выставлять только в новом формате

ФНС утвердила новый формат для первичных документов, счёта-фактуры и УПД. Перейти на него должны все организации, которые обмениваются электронными документами.

Что меняется

До 1 января 2020 года электронные первичные документы, формы УПД и счета-фактуры можно создавать по двум форматам:

• в старом, который закреплён в приказе ФНС от 24.03.2016 № ММВ‑7–15
• и новом, который утверждён приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ‑7–15
• 1 января 2020 года приказ 155 утратит силу, создавать счета-фактуры и УПД можно будет только в новом формате. В старом формате они не будут соответствовать требованиям закона (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Документы в старом формате, который вы выставили до 1 января 2020 года, ФНС будет принимать до конца 2022 года. В 2023 году приёмные комплексы перестанут обрабатывать электронные счета-фактуры и УПД со счётом-фактурой в старом формате. Вы сможете представить только печатную форму документа.

Оформление счет-фактуры при отгрузке товаров

Образец заполнения счет-фактуры начинается с момента составления документа и его порядкового номера. Затем указывается наименование продавца, покупателя, их юридические адреса, КПП или ИНН. Причем адреса и наименование вписываются согласно тем, которые указаны в регистрационных документах, т. е. юридические. Наименование можно указывать и в сокращенной форме. Если продажа товаров осуществляется из обособленных подразделений (ОП) продавца в такие же подразделения покупателя, тогда в счете-фактуре указываются КПП этих ОП.

Далее указывают номер платежного документа, если был получен аванс наличными за будущую поставку, затем вписывают валюту платежа и ее цифровой код, пишут наименование товаров, как указано в накладной, договоре, акте. В соседних графах с наименованием указывается количество, единица измерения, цена за единицу без НДС, сумма НДС с копейками без округления, совокупная стоимость товаров с НДС и без учета НДС.

Образец заполнения счет-фактуры для импортных товаров имеет аналогичный вид, только в графах еще отображают цифровой код товаров, страну происхождения, номер таможенной декларации, с помощью которой товары ввозятся в РФ. В том случае, если импортный товар будет перепродаваться, можно вписать эти данные из документа поставщика.

Способ передачи счета-фактуры исполнителю

Российское законодательство позволяет оформлять с/ф в электронном или бумажном варианте.

Электронная форма доступна, когда обе стороны договорных отношений подключены к Оператору, оказывающему услуги подобного рода. Исполнитель и заказчик должны иметь необходимое техническое оснащение для электронной передачи и приемки документов через ТКС. Сторонам нужно обладать усиленной квалифицированной электронной подписью для заверения документов. Кроме того, сторонам нужно составить и подписать письменный вариант соглашения о том, что обмен счетами-фактурами будет производиться в электронном виде. Если все эти условия соблюдены, то счета-фактуры могут передаваться электронно. Исправляться и корректироваться они также могут через ТКС, что гораздо быстрее и удобнее.

Бумажная форма доступна всем желающим. Если стороны используют бумажный обмен документами, то исполнителю счет-фактуру нужно составлять в двух экземплярах. Первый с подписью главбуха и руководителя будет передан заказчику для использования при возмещении налога. Второй будет зарегистрирован в Книге продаж исполнителя и направлен на хранение.

Особенности оформления

При получении товара следует внимательно изучить бланки счет — фактур поставщика. Если в них допущена ошибка, то предприятие не имеет право приять к вычету по НДС по приобретенному продукции. Законодательством предусмотрен единый бланк заполнения документа.

Его форма была принята Правительством РФ 2 декабря 2000 г. Обязательные для записи реквизиты содержатся в НК РФ. Но, в некоторых случаях, вы можете не оформлять ненужные поля. Например, при оказании услуг, в графе о грузоотправителе и получателе нужно ставить прочерк.

Если ранее в бланке ставилась печать организации, то сейчас этого делать не нужно. Достаточно заверить бумагу подписью главбуха и генерального руководителя.

Все счет — фактуры оформляются в книгах о покупках и продажах. Если покупатель оплачивает поставку частями, то в бланке указывается фактическая сумма покупки, уплаченная на данный момент. Тогда на одну поставку приходится несколько СФ, оформленных в книге.

По налоговым правилам, новая форма счет-фактуры в 2021 — документальное подтверждение суммы налога на добавленную стоимость к вычету (ст. 169 НК РФ). Покупатель принимает товары, работы, услуги или имущественные права и выделяет НДС.

Счет-фактуру оформляют в таких случаях (п. 3 ст. 168 НК РФ):

• при отгрузке (реализации) товарной продукции, работ, услуг — первоначальная;
• при получении предоплаты на поставку — авансовая.

При исправлении неверных сведений в первоначальном документе, возврате непринятого товара, утилизации брака в поставке, недостаче или увеличении стоимости отгрузки оформляют корректирующий счет-фактуру (п. 3 ст. 168, ст. 169, п. 10 ст. 172 НК РФ).

А вот кто не составляет счета-фактуры:

• лица, не являющиеся налогоплательщиками (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
• компании и индивидуальные предприниматели на специальных налоговых режимах;
• организации, которые проводят неналогооблагаемые операции (ст. 149 НК РФ);
• предприятия и предприниматели из сферы розничной торговли, общественного питания, услуг населению, работающие с наличными и выпускающие кассовые чеки (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить дубликат счета-фактуры. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто должен составлять счета-фактуры на услуги

Составление счета-фактуры на услуги, если налогоплательщик работает с НДС, является такой же необходимостью, как и при продаже товаров или выполнении работ. Соответственно, эта обязанность действительна:

• для ИП и организаций, которые работают на общей системе налогообложения (если реализуемая ими услуга не подпадает под исключения, установленные положениями п. 2 ст. 149 НК РФ);
• ИП и организаций, которые частично работают на ОСН, совмещая данный режим с ЕНВД (по видам деятельности, подпадающим под ОСН).

Налогоплательщики, работающие на УСН, ЕНВД, патентной системе, в общем случае освобождены от уплаты НДС. Но есть ряд ситуаций, предопределяющих возможность возникновения и у них обязательства по уплате налога.

Подробнее о таких ситуациях читайте в статьях:

• «НДС при УСН: в каких случаях платить и как учитывать налог в 2019 – 2020 годах?»;
• «При каких операциях на ЕНВД нужно платить НДС?».

Составлять счета-фактуры на услуги потребуется организациям и ИП, являющимся плательщиками НДС, при оказании ими услуг:

• плательщику НДС;
• неплательщику НДС, если с ним не оформлено письменное соглашение об отказе от использования счетов-фактур.

Счета-фактуры, составляемые по услугам, подчиняются общим для таких документов принципам их применения и правилам оформления. Однако имеют ряд особенностей в заполнении.

Заполнение счета-фактуры по факту оказанных услуг

Полный перечень реквизитов счета фактуры, приведенный в п. 5 ст. 169 НК РФ, предполагает, что в этом документе должны быть указаны:

• порядковый номер, а также дата формирования;
• названия продавца и покупателя, их адреса, ИНН;
• названия грузоотправителя и грузополучателя, их адреса;
• номер документа, которым осуществлена предоплата (если таковая производилась);
• перечень проданного, его общее количество (либо объем);
• валюта, использованная при составлении;
• идентификатор госконтракта;
• единица измерения объема проданного (когда это возможно), а также ее цена без НДС;
• общая стоимость проданного без НДС;
• величина акциза (если таковой начисляется);
• применяемая ставка НДС;
• сумма НДС, исчисленная по указанной ставке;
• суммарная стоимость проданного с учетом НДС;
• в случае импорта товара из-за рубежа — государство происхождения изделия, номер декларации, выписанной на таможне;
• код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.

См. также: .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В 2019 году для электронных счетов-фактур нужно обновить формат.

Специфика оформления счетов-фактур по услугам заключается в том, что часть этих реквизитов либо не заполняется вообще, либо допускает некоторые отступления от общих правил, т. е.:

• Не нужно приводить наименования фирмы-грузоотправителя и грузополучателя (ставится прочерк), поскольку в данном случае не происходит отгрузка каких-либо изделий (подп. «е», «ж», п. 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
• Когда для услуги сложно определить конкретную единицу измерения, она может не указываться. В этом случае в соответствующих графах нужно ставить прочерки. Если единица все же определяется, ее наименование должно быть взято из классификатора ОК 015-94 (МК 002-97).
• Акцизы в отношении услуг в РФ законодательно не установлены, поэтому в соответствующей графе будет присутствовать запись: «Без акциза».
• Данные о товарах, ввозимых из-за границы, в документе по услугам не заполняются (ставим прочерки).

Наименование услуги, фигурирующее в счете-фактуре, должно соответствовать указанному в договоре на ее оказание (письмо Минфина России от 26.07.2011 № 03-07-09/22).

Образец заполнения счета-фактуры на услуги в 2019-2020 годах можно скачать на нашем сайте.

Книга продаж, книга покупок и журнал учёта СФ

Плательщики налогов ведут специальные учётные книги, где делаются записи о выданных (книга продаж) и принятых СФ (книга покупок), а также журнал учёта СФ. Налоговые органы обязали вести этот журнал посреднические компании (комиссионеров и агентов), а также транспортно-экспедиционные организации и застройщиков.

Журнал учёта состоит из двух частей: «Выставленные СФ» и «Полученные СФ». Оформляется журнал за налоговый период в электронном и в бумажном виде. При этом соблюдается хронологический порядок оформления записей в журналах. Хранятся СФ не меньше 4 лет с даты оформления.

Книги покупок ведут покупатели как в бумажном, так и электронном варианте. Записи вносятся на основании полученных СФ, а также корректировочных СФ, по мере их получения. В случае частичной поставки в книгу покупок вносят данные полученного СФ, но с учётом изменения суммы в связи с недопоставкой. Если по операции был оформлен корректировочный СФ, а первоначальный СФ покупатель не получил, то регистрируется корректировочный СФ.

Вопрос: нужно ли регистрировать в книге покупок счета-фактуры с нулевым НДС?

Ответ: да, регистрировать в книге покупок необходимо практически все счета-фактуры, полученные от продавца — и на авансы, и на отгрузку. Со своей стороны продавец оформляет счета-фактуры на все операции, которые облагаются НДС. И в данном случае не имеет значения, какова ставка налога.

Книга продаж оформляется продавцом. Здесь в хронологическом порядке записываются сведения обо всех выданных СФ, первоначальных, с изменениями, корректировочных. Если счёт-фактура не оформлялся (ст. 169 п. 3 пп. 1 НК РФ), то здесь регистрируются первичные документы.

Электронный СФ составляют в единственном экземпляре. Номер СФ присваивает оператор электронного документооборота, и подписывает документ лишь одно уполномоченное лицо. Для отправки электронного документа потребуется наличие интернета, продавец, покупатель и оператор электронного документооборота. Отправив электронный счёт-фактуру, продавец ожидает от покупателя извещения о получении. Получив счёт-фактуру, покупатель отправляет извещение продавцу, а также подтверждение оператору. И принять счёт-фактуру «задним числом» уже не получится.

Заполнение счета-фактуры по факту оказанных услуг

Полный перечень реквизитов счета фактуры, приведенный в п. 5 ст. 169 НК РФ, предполагает, что в этом документе должны быть указаны:

• порядковый номер, а также дата формирования;
• названия продавца и покупателя, их адреса, ИНН;
• названия грузоотправителя и грузополучателя, их адреса;
• номер документа, которым осуществлена предоплата (если таковая производилась);
• перечень проданного, его общее количество (либо объем);
• валюта, использованная при составлении;
• идентификатор госконтракта;
• единица измерения объема проданного (когда это возможно), а также ее цена без НДС;
• общая стоимость проданного без НДС;
• величина акциза (если таковой начисляется);
• применяемая ставка НДС;
• сумма НДС, исчисленная по указанной ставке;
• суммарная стоимость проданного с учетом НДС;
• в случае импорта товара из-за рубежа — государство происхождения изделия, номер декларации, выписанной на таможне;
• код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.

См. также: .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В 2019 году для электронных счетов-фактур нужно обновить формат.

Специфика оформления счетов-фактур по услугам заключается в том, что часть этих реквизитов либо не заполняется вообще, либо допускает некоторые отступления от общих правил, т. е.:

• Не нужно приводить наименования фирмы-грузоотправителя и грузополучателя (ставится прочерк), поскольку в данном случае не происходит отгрузка каких-либо изделий (подп. «е», «ж», п. 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
• Когда для услуги сложно определить конкретную единицу измерения, она может не указываться. В этом случае в соответствующих графах нужно ставить прочерки. Если единица все же определяется, ее наименование должно быть взято из классификатора ОК 015-94 (МК 002-97).
• Акцизы в отношении услуг в РФ законодательно не установлены, поэтому в соответствующей графе будет присутствовать запись: «Без акциза».
• Данные о товарах, ввозимых из-за границы, в документе по услугам не заполняются (ставим прочерки).

Кто должен составлять счета-фактуры на услуги

Составление счета-фактуры на услуги, если налогоплательщик работает с НДС, является такой же необходимостью, как и при продаже товаров или выполнении работ. Соответственно, эта обязанность действительна:

• для ИП и организаций, которые работают на общей системе налогообложения (если реализуемая ими услуга не подпадает под исключения, установленные положениями п. 2 ст. 149 НК РФ);
• ИП и организаций, которые частично работают на ОСН, совмещая данный режим с ЕНВД (по видам деятельности, подпадающим под ОСН).

Налогоплательщики, работающие на УСН, ЕНВД, патентной системе, в общем случае освобождены от уплаты НДС. Но есть ряд ситуаций, предопределяющих возможность возникновения и у них обязательства по уплате налога.

Подробнее о таких ситуациях читайте в статьях:

Составлять счета-фактуры на услуги потребуется организациям и ИП, являющимся плательщиками НДС, при оказании ими услуг:

• плательщику НДС;
• неплательщику НДС, если с ним не оформлено письменное соглашение об отказе от использования счетов-фактур.

Счета-фактуры, составляемые по услугам, подчиняются общим для таких документов принципам их применения и правилам оформления. Однако имеют ряд особенностей в заполнении.

Похожие записи:

• 3 способа прописаться самому или прописать человека в квартиру в 2022 году
• Отключили газ без предупреждения: что делать?
• Полный перечень выплат людям, которые остались без работы