Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить распорядок дня менеджера по продажам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
У работников отдела продаж весьма разноплановые обязанности. Помимо непосредственно продаж (или общения с клиентами), они занимаются формированием отчетности, ведением CRM-системы, подготовкой к переговорам, поддержанием порядка на рабочем месте, обучением. Не всем удается совместить разноплановые задачи без потери эффективности. Для этого необходимо уметь планировать свой день и выстраивать логический порядок задач.
Прежде чем мы будем говорить о контроле и планировании рабочего времени менеджеров, мы должны проговорить об основных условиях без которых достижение результата невозможно.
Во-первых , драйвером эффективно спланированной работы вашего отдела можете стать только вы. Ну это только в том случае, если сможете стать примером для своих подчиненных и будете действовать настойчиво и последовательно. Вы должны четко решить с завтрашнего дня начать новую жизнь отдела продаж и не уступать.
Во-вторых , еще раз хочу повториться, так как это очень важно: то о чем мы будем говорить ниже, нужно выполнять строго изо дня в день, не пропуская ни одного раза. Ваши менеджеры должны понимать, что вы последовательны, системны, организованы и настойчивы, ну, в общем, что вы настроены крайне серьезно.
В-третьих , постарайтесь начать новый режим работы аргументировано, предварительно организовав собрание отдела и объяснив менеджерам мотивы новвоведений. В противном случае, будете приняты за самодура.
В четвертых , будьте готовы к «нытью». Сложно привить привычку людям, которые привыкли к своему режиму работы, их можно понять. Постарайтесь добавить юмора и позитива в данный процесс, уместные шутки и подзадоривания позволят смягчить перестройку рабочего процесса.
Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.
Читайте в статье:
- Карта рабочего дня: зачем нужна
- Карта рабочего дня: чем занят продавец
- Карта рабочего дня: как пользоваться
- Карта рабочего дня: как составить «фотоотчет»
- Карта рабочего дня: что дают полученные сведения
- Карта рабочего дня: повторим основное
- Карта рабочего дня: кейсы
Чтобы научиться правильно пользоваться этим инструментом, пойдем по такому плану:
- Составление списка бизнес-процессов
- Организация мониторинга активности сотрудников
- Составление карты рабочего дня менеджеров и фотоотчета
- Получение ответов на ключевые вопросы об активности
- Принятие изменений
Приемы тайм-менеджмента
Чтобы работники в течение дня успели сделать все, что ждет от них менеджер, необходимо донести до них некоторые техники тайм-менеджмента. С их помощью у подчиненных получится меньше времени тратить впустую:
- принцип Парето. Принцип подразумевает деление всех задач на более важные и менее важные. Считается, что важных дел лишь 20 %, зато они обеспечивают до 80 % необходимого результата по выполнению плана продаж. Следовательно, выполняя очередной полуторачасовой блок бизнес-задач, менеджер может разделить все действия по важности и, в первую очередь, выполнить то, что приносит больший эффект;
- метод канбан. Это японский прием тайм-менеджмента, который позволяет отслеживать, какие дела уже сделаны, а какие еще в процессе. Все задачи делятся на три группы – сделано, в процессе, нужно сделать. Затем они записываются на видном месте и в процессе выполнения переносятся из одной группы в другую. Считается, что когда работник наглядно видит свой прогресс, это повышает его мотивацию.
Как заставить менеджеров следовать распорядку
Составить регламент рабочего дня – недостаточно. Важно, чтобы менеджеры точно следовали ему. Чтобы заставить их работать по распорядку, можно сделать так:
- внедрить KPI, который был бы связан с регламентом и показывал, насколько точно работник ему следует;
- завести журнал, с помощью которого будет учитываться рабочее время. Как минимум, работники смогут записывать туда время своего прихода на работу и ухода – домой в конце рабочего дня или на перерыв в середине;
- держать планы по звонкам, поездкам, переговорам в открытом доступе. Важно, чтобы подчиненные видели, чем именно занимаются их коллеги. Если человек видит, что другие соблюдают регламент, то он и сам более мотивирован работать по стандартам;
- контролировать деятельность продавцов с помощью карты рабочего время. Периодически необходимо проверять, чем занимаются сотрудники. Например, можно провести с одним из менеджеров весь день и записывать точное время, когда он начал и закончил работу над бизнес-процессом. По результатам замеров станет ясно, сколько времени уходит на работу, а сколько – на перекуры, болтовню с коллегами и другие хронофаги.
Бездумная экономия времени приводит к хаосу
Существует еще одна важная особенность, присущая управлению временем в продажах. Бездумно экономя время везде и всюду, вы можете упустить многих клиентов и свести количество новых покупателей к минимуму.
Например, в классическом тайм-менеджменте существует следующая рекомендация: тратить как можно меньше времени на контакты с другими людьми. Для билетера в автобусе этот подход действительно незаменим: чем быстрее он обслужит пассажиров, тем меньше будет очередь, тем быстрее тронется автобус.
Однако во многих других случаях продавец, избавляющийся от клиента как можно быстрее, вредит собственным продажам. Желание на скорую руку обслужить покупателя и тут же распрощаться с ним может пойти в ущерб клиенто-ориентированности и созданию долгосрочного сотрудничества.
Разумеется, обслуживать клиента и выполнять процедуры нужно умело и быстро, чтобы показать свой профессионализм и не заставлять покупателя томиться в ожидании. Но после окончания продажи выгонять клиента не стоит, ведь многие покупатели любят, когда продавец общается с ними какое-то время после того, как товар был приобретен.
Итак, поиск баланса между клиенто-ориентированностью и экономией времени – задача каждого профессионального продавца. Держите в голове одновременно два пункта: как эффективней сэкономить свое время и как построить долгосрочные отношения с клиентами, тогда вы будете близки к успеху!
Понятие и структура режима рабочего времени
Замечание 1
Режим рабочего времени – это особый порядок распределения рабочего времени на определенный период. Режим рабочего времени определен правилами внутреннего распорядка и коллективным договором в соответствии с Трудовым кодексом и федеральными законами. Законодательство предусматривает возможность индивидуального режима работы по соглашению сторон для конкретного работника.
Режим рабочего времени содержит определенные элементы:
- продолжительность трудовой недели;
- продолжительность смены (ежедневной работы), включая неполный рабочий день;
- начало и окончание работы;
- количество и время перерывов, в том числе перерывы для приема пищи и отдыха;
- количество смен в сутки;
- чередование дней (рабочих и нерабочих);
- ненормированный трудовой день для отдельных категорий лиц.
Обычный режим работы (на практике считается односменным) устанавливается с учетом рабочего времени и может быть с дневным, недельным или суммированным учетом.
Любая работа, выполняемая сверх нормы дневного рабочего графика, является сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ).
При суммированном учете рабочего времени предполагается совокупность более продолжительного периода работы, в частности, за месяц, квартал или год. Основной задачей суммированного учета рабочего времени является соответствие нормы рабочего дня продолжительности рабочего времени за весь учетный период. Такой метод установки режима рабочего времени, как правило, применяется при организации работ вахтовым методом, транспортных, услуг связи и другие. Отметим, что суммированный учет рабочего времени не предусматривает ограничения по продолжительности рабочей смены, но и как правило, она составляет 8-12 часов.
Как составить рабочий распорядок
Составлением карты рабочего дня или регламента должен заниматься руководитель, а не сами менеджеры. Чтобы распорядок принес максимум эффекта, он должен быть составлен и внедрен по правилам:
- режим труда нужно донести до сотрудников. Например, повесить на видном месте в офисе, проинформировать каждого работника под роспись;
- использовать метод полутора часов для построения режима. Этот метод представляет собой деление рабочего дня на блоки, длительность каждого из которых составляет полтора часа. В каждом блоке работник выполнять определенную задачу или блок задач. Другие бизнес-операции включать в него запрещено, если логически они не связаны с выполнением задачи. Перечень блоков будет зависеть от того, как именно принято продавать продукцию в компании. Например, может быть блок холодных звонков, составления КП, переговоров с клиентами;
- делать перерывы между блоками. Если рабочий период будет составлять 1,5 часа, то перерыв может составлять десять минут. Однако регламентировать дела, которыми занимаются работники в отведенный период отдыха, нельзя;
- регламент строится на основе модели, территории и процесса продаж. Модель продаж – это принятые в компании техники. Территории продаж тоже влияют на регламент. Например, продажи ведутся дистанционно, то есть менеджеры в Москве общаются с клиентами с Дальнего Востока. Тогда в регламенте нужно учесть это и ставить блок с обзвонами на то время суток, когда обе стороны могут общаться.
Что нужно для эффективной работы отдела продаж
Для начала определимся, что такое эффективная работа. Это достижение всех финансовых целей посредством прямого влияния на успешность бизнес-процессов, то есть гарантированного сбыта продукции на нужном уровне с постепенным запланированным увеличением этого уровня. Проще говоря, всегда продаем не меньше необходимого и последовательно достигаем более высоких показателей. Для этого важно так выстроить систему продаж, чтобы отпуска и болезни ключевых сотрудников или уход «звезд продаж» не рушили планы.
Система продаж базируется на трех «китах»:
- продукт и его покупатели — это знание о преимуществах и слабостях продукта, понимание потребностей и опасений покупателей, понимание, как привести клиента к покупке;
- профессиональная команда — это как вы отбираете сотрудников, как оцениваете их компетенции, как контролируете, чему обучаете и как вознаграждаете;
- бизнес-процессы — это как вы организовали структуру отдела, какую стратегию и какую тактику избрали для достижения финансовых показателей, как автоматизируете и оптимизируете работу.
Коротко: как настроить отдел продаж
- Поставьте цели. Они могут быть стратегическими, финансовыми и личными для сотрудников. Особое внимание уделите финансовой цели — это план продаж. Заложите в него не собственные хотелки,а реальные цифры
- Продумайте организационную структуру отдела и спланируйте бюджет. Учитывайте расходы, которые нуна на старте и ежемесячно
- Опишите процессы взаимодействия между отделами, продумайте Sales map для сотрудников. Продумайте систему мотивации и метрики оценки эффективности сотрудников Разработайте внутренние регламенты и ознакомьте с ними работников
- Внедрите OkoCRM, а если нужно — сервис IP-телефонии
- Укомплектуйте штат, продумайте систему обучения персонала и начинайте работу. По мере получения первых результатов корректируйте работу отдела. Выдвигайте новые гипотезы и постоянно учитесь вместе с продажниками
Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:
- Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
- Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
- Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
- Продолжительность перерывов, их график.
- Число смен, в которое осуществляется производство.
- Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.
Как организовать отдел продаж с нуля
1. Руководитель отдела продаж. Чтобы организовать работу отдела продаж с нуля, вам потребуется найти опытного руководителя или человека, который мог бы стать руководителем и наладить работу всего отдела. Именно руководитель будет осуществлять прием персонала на работу и контроль за работой своих подчиненных.
2. Материалы. Также руководитель займется подготовкой всех необходимых материалов для новых сотрудников: это информация о компании, типичные возражения клиентов, материалы о продукте компании и т.п.
3. Аналитика. Чтобы создать отдел продаж с нуля и организовать его работу, руководителю потребуется отслеживать KPI каждого сотрудника и отдела в целом, чтобы видеть динамику развития отдела продаж.
Так легко можно увидеть слабые стороны отдела, которые потребуется улучшить. Каждый сотрудник должен вести свой отчетный документ, в котором отражается количество звонков клиентам, количество продаж, конверсия работы менеджера.
А для того, чтобы показатели росли, используйте следующие инструменты управления отделом продаж и рекомендации.
Разновидности гибкого графика работы
На сегодняшний день у работников многих предприятий расписание трудовой деятельности отличается от общепринятой пятидневной недели. Как понять, что это гибкий график работы? Отличительной особенностью данного режима является предоставление возможности персоналу в установленных работодателем пределах самостоятельно определять время начала и окончания рабочего дня, а также его продолжительность. Работать по данному графику могут не только отдельные сотрудники, но и коллективы компаний. При этом в Трудовом кодексе предусмотрена обязанность работодателя обеспечить персоналу как возможность, так и условия для отработки определенного количества часов. Таким образом, гибкий график работы отличается от смены или стандартного нормированного режима неравномерным распределением времени.