Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Чем регулируется подотчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Возмещение денежных средств
Я пытался получить причитающуюся мне сумму, однако ответчик уклоняется от выплаты денег, обосновывая свою позицию (привести доводы ответчика). На основании изложенного, руководствуясь статьями 131-132 Гражданского процессуального кодекса РФ, Прошу:
- Наименование документа — наименование прикрепляемого документа. При добавлении файла документа в данное поле автоматически подставляется имя файла. При необходимости пользователь может изменить указанное значение;
- Тип документа — тип прикрепленного документа. Это поле недоступно для редактирования и заполняется автоматически при выборе файла;
- Комментарий – здесь пользователь может указать любую дополнительную информацию, характеризующую прикрепленный документ.
На самом деле это действительно ключевые вопросы:
- Что приобретено?
- Где (у кого)?
- Когда происходит переход права собственности (и происходит ли вообще)?
От ответов зависит документооборот, налогообложение и возможность включения в расходы в учете. Еще важно, санкционировано действие руководителем или нет. Давайте по очереди разберем и разложим все по полочкам.
Закупить можно материалы, инструменты, основные средства, включая помещения, здания, транспорт, оборудование и т.д. Фирма может не только купить, но и взять имущество в аренду или временно использовать (как ни странно, это разные вещи), а еще просто возместить расходы.
Передающий может быть обычным сотрудником, собственником или подрядчиком (по договору ГПХ). Сочетаний тут невиданное множество. Сформируем список самых распространенных на практике ситуаций, а частные случаи разберем ниже:
- Работник приобретает товар для организации за собственные средства.
- Имущество временно используется для нужд компании.
- Имущество передается во временное пользование, сам его не использует или применяет наравне с другими работниками.
- Компенсируются затраты подрядчика в интересах организации.
- Имущество полностью переходит во владение организации, оплата производится разом или в рассрочку.
- Участник общества, он же, как правило, руководитель, передает безвозмездно организации свое имущество.
А теперь подробнее по каждому пункту, налогообложению и оформлению операций.
Кто может быть подотчетным лицом?
Подотчетными лицами могут быть работники предприятия, которым разрешено получать наличные денежные средства через кассу предприятия или поступления безналичным путем на расчетный счет. Денежные средства необходимы для оплаты каких либо расходов, которые связаны с деятельностью работодателя. Подотчетным лицом должен быть штатный сотрудник или работник, который работает на предприятии по гражданско-правовому договору.
Подотчетное лицо получает денежные средства по расходному кассовому ордеру. За использование полученных денежных средств подотчетное лицо должно отчитаться с помощью оформления соответствующего авансового отчета и в обязательном порядке должен приложить к отчету расходные документы, которые подтверждают их расходование. На основании представленного авансового отчета бухгалтерия принимает к учету расходы и производит полный расчет с подотчетным лицом, если было потрачено больше, чем выдавалось денежных средств подотчетному лицу.
Руководитель предприятия назначает подотчетных лиц на основании издания приказа. С начало создается конкретный список подотчетных лиц, которым будет разрешено получать денежные средства в подотчет, и только потом уже издается приказ. Если в процессе деятельности происходит изменение в списке подотчетных лиц, это так же необходимо зафиксировать приказом.
Как заполнять авансовый отчёт по командировке
Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.
На лицевой указываются такие сведения:
- Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
- его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
- должность;
- данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
- сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).
Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:
- дату, когда был понесён расход;
- порядковый номер подтверждающего документа;
- наименование расхода;
- сумму;
- наименование подтверждающего документа.
Каждому пункту посвящена отдельная графа.
Компенсации при отсутствии подтверждающей документации
В том случае, если работник по завершении командировки не может предоставить подтверждающих документов, начальство вправке поступить следующим образом:
- отказаться возмещать проездные расходы;
- возместить лишь часть расходов, на свое усмотрение.
Сотруднику, при отсутствии документов необходимо написать заявление на имя руководителя в произвольной форме.
Документ должен содержать следующие данные:
- ФИО сотрудника;
- дата и время отъезда в рабочих целях;
- используемый вид транспортного средства;
- цену приобретенных билетов;
- причину потери документов, подтверждающих покупку билетов.
В свою очередь, начальство, ознакомившись с заявлением должно сделать отметку, указав сумму компенсации или отказ возвращать затраченные денежные средства . По завершении, работник должен приложить заявление к авансовому отчету и передать в бухгалтерский отдел.
Документ «Заявка на платеж»
Управление заявками на платежи Документ «Заявка на платеж»
Документ «Заявка на платеж» является основным инструментом подсистемы управления заявками на платежи. Данный документ позволяет регистрировать в программе потребность перечисления наличных или безналичных денежных средств поставщикам, сотрудникам, налоговым органам и прочим контрагентам. Кроме этого, функционалом документа обеспечивается процедура согласования и утверждения каждой зарегистрированной заявки на платеж.
Работа с документом ведется в журнале заявок на платежи. Доступ к журналу осуществляется через пункт главного меню «Заявки на платежи» «Журнал заявок на платежи», а также через пункты панели управления рабочих столов программы.
Оформление искового заявления в суд о возврате денежных средств в 2017 году
Внимание
При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели). Авансовый отчет и подтверждающие документы Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв.
Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО.
А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877). Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации.
Как документ влияет на налоги
Документ необходим, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходами работника, с которых нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли найти повод предъявить претензии к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.
При возмещении сотруднику расходов, которые он понес за свой счет в интересах и с согласия компании, доходов у работника, а значит и объекта налогообложения по НДФЛ, не возникает (ст. 209 НК РФ). Равно как и базы по страховым взносам, в том числе взносам на травматизм. Ведь компенсация незапланированных затрат не относится к выплатам в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
Авансовый отчет и подтверждающие документы
Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).
Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (
Наша компания ООО занимается оптовой торговлей, находится на УСН доходы минут расходы. Наш генеральный директор в течении года покупал за наличные товар для покупателей и хоз.товары, как нам возместить ему расходы? Чековой книжки и корпоративной карты у нас нет.
Как составить заявление: образец
Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде. В заявлении нужно детально описать цели, для которых были произведены расходы, стоимость подписки. К заявлению также необходимо приложить документ, подтверждающий оплату расходов. Это может быть выписка с карточного счета плательщика.
Вот образец такого заявления:
Генеральному директору
ООО «Метеор» Иванову И.И.
от главного бухгалтера
Петровой Анны Олеговны
ЗАЯВЛЕНИЕ
о возмещении служебных расходов
В связи с производственной необходимостью бухгалтерии, частыми изменениями в законодательстве и в целях безошибочного расчета налогов мною была приобретена годовая подписка на практический журнал «Главбух» на 2016 год стоимостью 16 764 руб. (Шестнадцать тысяч семьсот шестьдесят четыре рубля) 00 копеек.
Журнал был оплачен мною из собственных денежных средств. Прошу возместить понесенные расходы.
Прилагаю выписку с моего личного карточного счета, подтверждающую осуществленные расходы.
Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.
В современной России существует множество различных законов, регулирующих деятельность сотрудников и работодателей на правовом поле. Нередко руководство организации пользуется незнанием нюансов Трудового Кодекса подопечными, извлекая выгоду для себя.
Командировочные расходы являются сложным и неотъемлемым аспектом жизни каждого сотрудника, нацеленного на длительную трудовую деятельность. Данная статья позволит избежать непредвиденных ситуаций и разногласий с административным персоналом, прояснив нюансы оформления документов и работы актуальных законопроектов.
Заявление на возмещение командировочных расходов, образец которого можно найти в открытом доступе, оформляется в соответствии с нормативными установками, которые будут представлены ниже.
Что такое командировочные расходы?
Командировочными расходами являются затраты, фиксируемые сотрудником, необходимые для корректного прохождения служебной командировки. Законодательные нормы и акты регламентируют порядок их начисления.
Согласно 167 статье Трудового Кодекса Российской Федерации работодатель обязуется сохранить должностное положение подопечного лица и его среднюю , также необходимо возместить денежные средства, потраченные им в ходе служебной командировки.
Вышеописанными гарантиями в равноценном объеме облагаются работники, совмещающие несколько должностей и официально трудоустроенные в организации, что демонстрирует часть 2 статьи 287 ТК.
Хронологическая последовательность возмещения финансовых расходов и их объемы рекомендуется установить локальным нормативным документом или общепринятым договором, согласованным с трудовым коллективом. Однако, можно прибегнуть к альтернативным вариантам, если они не нарушают нормы Трудового Кодекса, правовых актов и законов Российской Федерации.
Работодатель обладает правом изменять локальный нормативно-правовой акт. Он регулирует объем возмещения командировочных расходов различным категориям сотрудников. С помощью нововведения размер выплат будет варьироваться.
Возмещение денежных средств
Я пытался получить причитающуюся мне сумму, однако ответчик уклоняется от выплаты денег, обосновывая свою позицию (привести доводы ответчика). На основании изложенного, руководствуясь статьями 131-132 Гражданского процессуального кодекса РФ, Прошу:
- Наименование документа — наименование прикрепляемого документа. При добавлении файла документа в данное поле автоматически подставляется имя файла. При необходимости пользователь может изменить указанное значение;
- Тип документа — тип прикрепленного документа. Это поле недоступно для редактирования и заполняется автоматически при выборе файла;
- Комментарий – здесь пользователь может указать любую дополнительную информацию, характеризующую прикрепленный документ.